Wat zijn de regels voor tijdig deponeren van de jaarrekening bij de Kamer van Koophandel?

Een publicatie van Robin Louwerse - Een beter bedrijf Fleximaal.nl

Termijnen deponering voor de BV

De specifieke termijnen voor deponeren zijn afhankelijk van de soort rechtspersoon. Het je een BV dan gelden de volgende regels:

• Binnen 5 maanden na afloop van het boekjaar maakt het bestuur de jaarrekening op en legt deze voor aan de aandeelhouders.
• De aandeelhouders verlenen het bestuur maximaal 5 maanden uitstel in geval van bijzondere omstandigheden. Dit geschiedt bij een besluit van de aandeelhouders in een Vergadering van Aandeelhouders.
• De aandeelhouders hebben vervolgens 2 maanden de tijd voor het vaststellen van de jaarrekening.
• Is het boekjaar gelijk aan het kalenderjaar, dan is de uiterste deponeerdatum dus 31 juli (5 + 2 maanden). Bij maximaal uitstel is dit 31 december (5 + 5 + 2 maanden).

Let op uitzondering bij DGA’s

Let op: als alle aandeelhouders ook bestuurder of commissaris zijn, hetgeen vaak bij DGA’s het geval is, leidt ondertekening van de jaarrekening meteen tot vaststelling. In dit geval vervalt de tweemaandstermijn voor vaststelling. Voor een BV betekent dit dat u uiterlijk deponeert na 10 maanden en 8 dagen na afloop van het boekjaar. Is het boekjaar gelijk aan het kalenderjaar, dan is de uiterste deponeerdatum dus 8 november (10 maanden + 8 dagen).

En als de jaarrekening niet tijdig vastgesteld?

Hebben de aandeelhouders de jaarrekening niet op tijd vastgesteld? Dan deponeert u de voorlopige jaarrekening. Voor een BV deponeert u deze binnen 7 maanden na einde van het boekjaar. Heeft u een maximale uitstel van 5 maanden, dan deponeert u de voorlopige jaarrekening dus binnen 12 maanden (7 + 5 maanden) na het einde van het boekjaar.

Deze mogelijkheid heeft naar mijn mening geen wettelijke grondslag, maar wordt door de KvK zelf genoemd op haar website. Dus als alle aandeelhouders ook bestuurder zijn, heb je meer tijd voor het deponeren van een voorlopige jaarrekening dan voor een vastgestelde jaarrekening. Daarnaast is voorlopig deponeren beter dan niets deponeren, in verband met mogelijke boetes en bestuurdersaansprakelijkheid bij faillissement.

Voorkom aansprakelijkheid en deponeer op tijd!

Deponeert u de jaarrekening niet (op tijd) en uw onderneming gaat failliet, dan kunt u persoonlijk aansprakelijk gesteld worden. Zorg er dus voor dat u binnen de termijn deponeert. De deponeringsplicht geldt tot de datum van opheffing van de rechtspersoon.