Een offerte maken, vaak is het veel werk. Maar sta even stil bij de juridische overwegingen bij een offerte.

Een publicatie van: drs Jos Faarts

Een kwalitatieve offerte heeft verschillende kenmerken die bijdragen aan de professionaliteit en overtuigingskracht van de aanbieder. Hieronder volgen enkele mogelijke kenmerken:

Duidelijke en volledige beschrijving van het aanbod

De offerte bevat een gedetailleerde beschrijving van het aanbod, inclusief de producten en/of diensten die worden aangeboden, de hoeveelheid, de prijs, en eventuele bijkomende kosten. Hierdoor krijgt de klant een goed beeld van wat er wordt aangeboden.

Concurrerende prijs

De prijs van het aanbod is concurrerend en realistisch, en past binnen de marktwaarde. Hierdoor wordt de offerte aantrekkelijker voor de klant. Uiteraard zijn er verkoopoverwegingen, je hoeft niet de laagste prijs te hebben maar het beste aansluiten bij de vraag van de klant. Vaak kan je in plaatst van iets goedkoper zijn ook iets meer bieden waardoor je het onderscheid maakt.

Duidelijke voorwaarden en garanties

De offerte bevat duidelijke voorwaarden en garanties voor het aanbod, zoals de leveringstermijn, betalingsvoorwaarden en de garantie op het geleverde product of dienst. Dit geeft de klant meer zekerheid over de aankoop. Voor je eigen juridische positie verwijs je naar de algemene- en leveringsvoorwaarden die je ook bijsluit.

Omvang van de levering

Het is heel belangrijk om de omvang van de levering goed vast te leggen. Lever je stuksgewijze dan is een lijst of een bestek goed om bij te sluiten. Lever je techniek dan zal een functionele specificatie goed zijn om bij te sluiten. Hoe beter je kunt specificeren wat je levert hoe beter de offerte. Naast een Functionele specificatie kan je ook een technische specificatie en desnoods ook een I/O specificatie bijsluiten. Doe de bulk lees documenten er als bijlage bij en verwijs ernaar in de offerte. De klant zal toch doorbladeren naar "wat kost het me".

TCO berekening

Vaak bij grotere offertes wordt een Total Cost of Ownership (TCO) bijgesloten. Dit om verrassingen te voorkomen. Let wel, als de concurrentie het niet bijsluit kan het zijn dat je jezelf uit de markt prijst.

Levering

Naast wat er wordt geleverd is het belangrijk te weten wanneer het wordt geleverd en hoe het wordt opgeleverd. Het oplevermoment en dus het moment van levering hangt daarmee samen en dat is vaak een bron van discussie. Vaak wordt er afgesproken dat er in termijnen wordt betaald. Een deel vooraf, een deel bij een milestone en een slotbetaling bij levering. Je spreekt af hoeveel correctie rondes er zijn zodat er een duidelijk begin en einde is van de levering.

Leveringsvoorwaarden

Vergeet niet de randvoorwaarden van de levering goed te omschrijven. Geef bijvoorbeeld goed aan wat betaaltermijnen zijn, wat te doen als er wordt afgeweken van die termijnen. Daarbij is het heel belangrijk dat je aangeeft of iets inclusief of exclusief BTW wordt geleverd. Ook van belang is aan te geven onder welke condities het wordt afgeleverd, verzenden, ophalen, online plaatsen etc. 

Nazorg

Waarmee je het verschil kunt maken binnen de offerte is nazorg. In plaats van de goedkoopste willen zijn kan je ook wat meer nazorg leveren om te voorkomen dat de klant of opdrachtgever extra kosten moet maken. Dit staat bovendien erg professioneel.

Opmaakaspecten

Natuurlijk werkt het beter als er een duidelijke structuur en vormgeving ten grondslag ligt aan je offerte.

Overzichtelijke en gestructureerde opmaak

De offerte is overzichtelijk en gestructureerd opgemaakt, met duidelijke kopjes en alinea's. Hierdoor kan de klant snel de belangrijkste informatie vinden.

Klantgerichte benadering

De offerte is opgesteld vanuit het perspectief van de klant en benadrukt de voordelen en meerwaarde van het aanbod. Hierdoor wordt de klant gemotiveerd om het aanbod te accepteren.

Persoonlijke touch

De offerte bevat een persoonlijke noot, zoals een korte introductie van de aanbieder en/of een bedankje voor de interesse van de klant. Dit draagt bij aan de professionaliteit en klantvriendelijkheid van de aanbieder.

Correcte taal en spelling

De offerte is opgesteld in correcte taal en spelling, zonder grammaticale fouten of typefouten. Hierdoor wordt de aanbieder serieuzer genomen en krijgt de klant meer vertrouwen in het aanbod.

Een offerte is een juridisch bindend document. Let er dus goed op dat alles sluitend gedefinieerd is.

Wanneer je een offerte opstelt, is het belangrijk om rekening te houden met enkele juridische overwegingen om ervoor te zorgen dat de offerte duidelijk, volledig en bindend is en je belangen beschermd. Hier zijn enkele punten om in gedachten te houden:

• Partijen: vermeld duidelijk wie levert en wie ontvangt. Vermeld daarbij de KVK nummers van de bedrijven zodat je precies de partij aanwijst en daar later geen verwarring over kan bestaan.
• Duidelijkheid en nauwkeurigheid: Zorg ervoor dat de offerte duidelijk en nauwkeurig is. Vermeld alle vereiste details, zoals de aard van de diensten of producten die worden aangeboden, de prijs, de betalingsvoorwaarden, de levertijden en eventuele garanties. Vermijd vage bewoordingen of onduidelijke clausules die later tot verwarring kunnen leiden.
• Geldigheidsduur: Vermeld de geldigheidsduur van de offerte. Dit voorkomt dat klanten de offerte later accepteren terwijl deze niet meer geldig is.
• Geef aan of de offerte bindend is: Het is belangrijk om te vermelden of de offerte bindend is of niet. Als de offerte bindend is, betekent dit dat de klant de goederen of diensten moet afnemen zoals gespecificeerd in de offerte tegen de overeengekomen prijs.
• Annulering: Vermeld ook de annuleringsvoorwaarden. Dit beschermt jou tegen eventuele financiële gevolgen als de klant besluit om de offerte te annuleren.
• Zorg ervoor dat de offerte voldoet aan alle wettelijke vereisten: Afhankelijk van de aard van de offerte, kunnen er wettelijke vereisten zijn waaraan moet worden voldaan.
• Aansprakelijkheid: Het is belangrijk om te bepalen wie aansprakelijk is in geval van schade of verlies. Vermeld duidelijk welke partij verantwoordelijk is voor eventuele schade die ontstaat tijdens het uitvoeren van de diensten of leveren van producten.
• Juridische taal: Houd er rekening mee dat je offerte een juridisch document is. Zorg ervoor dat de taal die wordt gebruikt duidelijk en begrijpelijk is voor de klant, maar toch juridisch correct en bindend.
• Algemene voorwaarden: Het is verstandig om algemene voorwaarden op te nemen in de offerte. Hierin kunnen belangrijke zaken worden opgenomen, zoals betalingsvoorwaarden, aansprakelijkheid, garanties, enzovoort.
• Ondertekening: Tot slot moet de offerte worden ondertekend door beide partijen om juridisch bindend te zijn. Zorg ervoor dat de offerte duidelijk aangeeft wie de partijen zijn en wie de offerte heeft opgesteld.

Heb je vragen over het maken van offertes of wil je een training offertekwaliteit neem dan contact met mij op via de paarse knop.