Kilometer registratie, mega belangrijk voor je bedrijf

Een publicatie van: drs Jos Faarts

Registraties

Registraties zijn onderdeel van een kwaliteitsaspect. Je kunt van alles registreren, het gaat erom wat je wilt weten. Sommige aspecten zijn zakelijk belangrijker dan andere.

Kilometerregistratie

Naast de facturabele uren en kilometers voor facturatiedoeleinden en efficientietrajecten is het ook nodig voor de belastingaangifte.

https://boekhouden.fleximaal.com/publicaties/30/registratie-van-uren-en-kilometers/ 

Prive gebruik

Het prive gebruik is als je iets wat de zaak betaald ook prive gebruikt. Bijvoorbeeld: je hebt een telefoon van de zaak en je belt familie. Dan zou je de belminuten van dat gesprek moeten afzetten tegen het totaal aantal belminuten en dan het prive stuk opgeven binnen de belastingaangfite. Het lijkt best veel gedoe voor iets kleins, maar bij een controle zal dit zeker aan bod komen. Je kunt het maar beter geregeld hebben. En als een belminuut op je zakelijke telefoon al opgegeven dient te worden, hoe dat met de kilometers van je auto op de zaak?

Auto van de zaak

Er zijn meerdere mogelijkheden om een auto op de zaak te hebben. Je kunt een auto van meer dan 15 jaar oud aankopen op de zaak. Je kunt een auto nieuw kopen op de zaak en je kunt een auto leasen. De moet dan "bijtelling" betalen.

Bijtelling is een gedeelte van de waarde van de auto die je bij je loon moet optellen. Je betaalt dan loonbelasting over die bijtelling. Heb je een auto ouder dan 15 jaar op de zaak, dan betaal je 35% bijtelling over de "aanschafwaarde". Heb je een nieuwe auto dan betaal je een % van de nieuwwaarde. Dat percentage hangt af van het type motor. Elektrisch rijden wordt vooralsnog gestimuleerd en komt in een lagere bijtelling. Fossiele auto's betalen meer.

Er is een vrijstelling voor de bijtelling als je minder dan 500 kilometer per jaar prive rijdt. Daarvoor kan je een verklaring prive gebruik tekenen. Dat is een officieel document van de belastingdienst waarin je aangeeft dat je de auto van de zaak niet prive gebruikt. Dat kan bijvoorbeeld als je prive ook een auto hebt.

Registraties

In alle bovenstaande gevallen is het dus heel belangrijk dat je een kilometer registratie bijhoud. Een kilometer registratie moet "sluitend" zijn. Dus alle kilometers moeten worden ingedeeld in prive of zakelijk. Zelfs als je een andere route pakt dan normaal omdat er ergens file is of een ongeval is gebeurd, dan moet je dat aangeven in de registratie. Anders geldt de kortste route. Je kunt daar flink de mist mee ingaan, zeker als je een wat duurdere lease auto hebt. 

Met de Fleximaal app kan je eenvoudig een sluitende kilometer registratie bijhouden. Deze wordt opgeslagen in de administratie en als er factureerbare kilometers zijn dan komt dit direct op de factuur. Zie deze video of probeer de (web)app zelf uit.