Een gestandaardiseerd grootboekrekening schema RGS

Een publicatie van: drs Jos Faarts

Wanneer je een bedrijf hebt, dan zijn er gegarandeerd bonnetjes en facturen. De een levert het in een schoenendoos aan aan de boekhouder, de ander wil meer weten van het proces "boekhouden" of meer betrokken zijn bij de data die de administratie oplevert of wil controleren wat de accountant nu eigenlijk doet voor al dat geld. Wat je insteek ook is, het is belangrijk dat je weet dat je administratie goed in orde is.

Boeken

De combinatie van een mutatie en een bron is een boeking. Stel je hebt een factuur van je mobiele abonnement, en een afschrijving van de mobiele provider. Het proces van boeken is een combinatie van die twee maken en deze labelen onder een kostensoort. Bijvoorbeeld "kantoorkosten" of "kosten telefonie". Deze keuze is in principe vrij, maar het is heel handig als iedereen dezelfde referentie gebruikt. Maar ieder bedrijf is verschillend. Je kunt een kleine BV hebben of een grote internationale organisatie. Er is daarom ook niet 1 RGS voor alle bedrijven, maar een gestandariseerde set met codes die voor je bedrijf kunnen worden ingericht.

RGS schema

De oude manier was dat in schema x "kantoorkosten" code 1 kon hebben en dat bij een andere accountant code 1 werd gebruikt voor "lonen". Deze codering is handiger als iedereen dezelfde code gebruikt. Binnen RGS zijn over die codes afspraken gemaakt. Bijvoorbeeld de code "WBedKanOka" staat voor "Overige kantoorkosten".

Nog veel handiger is als je je helemaal niet bezig moet houden met codes. Daarom heeft Fleximaal boekhouden ervoor gekozen om je op mensentaal een keuze te laten maken, en daar onder water een RGS code aan te verbinden. Op die manier kan je zelf super professioneel boekhouden.

BTW aangifte

Doordat alle RGS codes binnen Fleximaal boekhouden vanzelf worden ingevuld, kan op basis van de boekingen automatisch de BTW aangifte worden uitgerekend. Daar zorgt de software dus voor en heb je er als ondernemer geen omkijken meer naar. Natuurlijk moet je wel zorgvuldig kiezen uit de beschikbare opties.

Jaarstukken

Ook voor de jaarstukken is het boeken op basis van RGS heel eenvoudig. Doordat je het hele jaar alles netjes hebt geboekt draait Fleximaal boekhouden met een druk op de knop je jaarstukken uit. Dat wordt zichtbaar in een "balans", een "winst en verlies rekening" een "proef en saldi balans" en een overzicht van alle "BTW aangiften". Daarbij kan de sofware zelf uitrekenen of er nog suppletie noodzakelijk is.

Suppletie

Over het hele jaar heb je bijvoorbeeld 4 aangifte perioden voor de BTW. De Belastingdienst stuurt je meestal een brief waarin de aangifte perioden staan uitgelegd. Als je op basis van je bankafschriften boekt, dan zullen alle mutaties over het hele jaar een sluitend beeld vormen van alles wat is binnengekomen en alles wat is uitgegeven. Soms komt er nog wel eens een factuur binnen die eigenlijk in een periode had gemoeten. Je kunt je hele administratie dan omgooien en opnieuw indienen, maar dat is heel onhandig. Er is ook een soort vijfde periode. Als bij het aanmaken van de jaarrekening blijkt dat een deel van de BTW niet correct is aangegeven dan kan via een zogenaamde suppletie het verschil nog worden aangegeven.